Um die Effizienz der eigenen Prozesse zu steigern und Logistikkosten zu senken, kann Outsourcing von Dienstleistungen im Bereich Transport und Logistik das Mittel der Wahl sein. Das Erstellen einer erfolgreichen Logistikausschreibung ist allerdings eine komplexe Thematik mit vielfältigen Anforderungen und potentiellen Fehlerquellen. Mit unserer Logistikberatung unterstützen wir regelmäßig Kunden beim erfolgreichen Tendermanagement, um den passenden Dienstleister zu finden. Aus vergangenen Projekten haben wir einige Learnings gezogen: Das sind unsere 5 Tipps für eine erfolgreiche Logistikausschreibung:

1. Leistungsbeschreibung so ausführlich wie möglich

Dienstleistungen wie Transport, Warenumschlag und Lagerhaltung sind klassischerweise Teil einer Ausschreibung, grundsätzlich kann aber jeder Logistikprozess ausgeschrieben werden. Daher ist es enorm wichtig, genauestens zu definieren, was ausgeschrieben wird. Dazu gehören unter anderem Angaben zur ausgeschriebenen Dienstleistung, Infos zum Transportgut und Anforderungen an Umsetzung. Idealerweise werden zudem repräsentative Bilder und Beschreibungen beigefügt, um den Dienstleistern ein bestmögliches und umfassendes Prozessverständnis zu gewährleisten, damit diese ein möglichst valides Angebot erstellen können.

Hier gilt: Je detaillierter die Ausschreibung, desto besser, denn Dienstleister müssen nicht nur die Umsetzbarkeit planen, um ein langfristig gültiges Angebot zu erstellen, sondern auch der spätere Vergleich der Angebote und die Entscheidung für oder gegen einen Dienstleister wird erleichtert. Gleichzeitig sollte auch festgelegt werden, anhand welcher Kriterien die Angebote verglichen werden sollen.

SIDEFACT: Sie denken darüber nach, ihre Intralogistik outzusourcen? Wichtig ist hier, die Prozesse klar voneinander zu trennen. (Stichwort: Scheinwerksvertrag/verdeckte Arbeitnehmerüberlassung). Gerne beraten wir Sie auch hierzu.

2. Rahmenbedingungen genau definieren

An welchem Standort soll die Dienstleistung erbracht werden? Welche KPIs sollen wie getrackt werden? Über welchen Zeitraum soll die Vertragsbindung laufen? Welche Bonusregelungen sollen mit aufgenommen werden? All diese Fragen müssen für die Dienstleister genauestens definiert sein, bevor sie an einer Ausschreibung teilnehmen.

3. Valides Mengengerüst erstellen

Elementares Element für eine Logistikausschreibung ist ein valides Mengengerüst: Basierend auf einer fundierten Daten- beziehungsweise Ist-Analyse von Materialflüssen, Beständen und Strukturen wird der Bedarf ermittelt und ein belastbares Mengengerüst mit Angaben zu beispielsweise Wareneingängen, Anzahl der LKW oder Lagerkapazität für die zukünftige Logistikplanung erstellt.

4. Standardisierte Preismatrix aufbauen

Abhängig vom Mengengerüst wird ein standardisiertes und strukturiertes Preisblatt/eine Preismatrix aufgebaut. Diese überführt die Kalkulation in die gewünschte Preisstruktur und klärt Fragen zur zukünftigen Abrechnung der Dienstleistung. Wichtig: Auch Nebenkosten, wie Heizkosten, Mautsätze oder Dieselzuschlag nicht außer Acht lassen und mit erfassen, um spätere Nachbesserungen zu vermeiden. Eine standardisierte und strukturierte Preismatrix erleichtert zudem die spätere Vergleichbarkeit der unterschiedlichen Angebote.

5. Rückfragen zuverlässig beantworten

Eine langfristige, vertrauensvolle Geschäftsbeziehung kann nur entstehen, wenn offen und transparent kommuniziert wird. Das bedeutet im Falle von Tendermanagement eine konstante Betreuung der Dienstleister sowie zuverlässige Beantwortung von Rückfragen. Auch dieser Punkt ist essentiell für ein valides Angebot seitens der Dienstleister, denn nur, wenn allen dieselben Informationen zur Verfügung stehen, ist eine Vergleichbarkeit der Angebote gegeben.