Weniger Dienstleister, mehr Kostenkontrolle
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Frachtkostenoptimierung – wie ein Druckhaus über 20 Prozent einspart, Teil I
In der Logistik stellen Transporte den zweitgrößten Kostenfaktor dar. Bei vielen Unternehmen steckt in diesem Bereich großes Einsparpotenzial. Als Logistikberater ist es unsere Aufgabe, unseren Kunden zu helfen, dieses Potenzial auszuschöpfen. Für die Frachtkostenoptimierung haben wir eine standardisierte Vorgehensweise entwickelt – das FR8PLUS. Eine zweiteilige Skizze am Beispiel eines Druckhauses – Teil I: Frachtkostenprüfung und Frachtausschreibung.
Für ein Druckhaus haben wir eine Frachtkostenoptimierung durchgeführt. Zu diesem Zeitpunkt zahlte der Kunde jährlich 180.000 Euro für den Versand von Flaschenetiketten, Flyern, Büchern und anderen Druckerzeugnissen. Ein einziger Dienstleister übernahm fast alle Transporte: Rund 63 Prozent der Sendungen verlassen die Druckerei als Stückgut, knapp 37 Prozent als Teil- und Komplettladungen.
Im vierstufigen FR8PLUS-Verfahren ermittelte Chaindson zunächst das Einsparpotenzial und führte anschließend zusammen mit dem Kunden Verhandlungen mit möglichen weiteren Dienstleistern durch. Im Zuge der Frachtkostenoptimierungbeauftragte das Druckhaus dann einen zweiten Logistikdienstleister, sodass ein Spediteur jetzt für die Stückgutsendungen, ein zweiter für die Teil- und Komplettladungstransporte zuständig ist. Durch die Aufteilung reduzierte die Druckerei ihre Frachtkosten um 21,3 Prozent.
Die ersten Schritte der Frachtkostenoptimierung
Mit dem Ziel, die Transportkosten bei einem Kunden zu senken, folgen unsere Berater bei der Frachtkostenoptimierung einem bewährten Schema. Dieses umfasst die Frachtkostenprüfung, die Frachtenausschreibung sowie die Frachtkostenanalyse. Im Folgenden skizzieren wir, wie wir Frachtkosten prüfen und den Ausschreibungsprozess durchführen. In einem weiteren Blogartikel folgen die übrigen Schritte.
1. Frachtkostenprüfung I: Sichten der Sendungsdaten
Die ersten Aufgabe innerhalb des Prozesses heißt immer: Frachtkosten prüfen. Dazu sichten wir zunächst die historischen Sendungsdaten unserer Kunden. Ziel ist es, im Detail abzubilden, wie teuer Transporte auf einzelnen Relationen sind.
Das Druckhaus stellte uns zu diesem Zweck alle Auftragsdaten und Rechnungen der vergangenen zwölf Monate Jahre zur Verfügung. Um diese nach unserem Standardvorgehen analysieren zu können, übertrugen wir alle relevanten Daten in unser System: zum Beispiel Informationen über Empfänger und Sendungsgrößen oder Sonderabrechnungspositionen wie die Kosten für die Hebebühnenzustellung.
2. Frachtkostenprüfung II: Benchmarking
Wenn alle Kostenpunkte offenliegen, gleichen wir diese mit unserer Frachtdatenbank ab. Die Chaindson hat im Laufe der Jahre aus sämtlichen Ausschreibungen Daten zusammengetragen. Durch den Vergleich der Ist-Kosten der Druckerei mit den möglichen Kosten, die aus der Datenbank hervorgehen, ermittelten wir Einsparpotenziale.
Wir konnten für jede Relation sehen, wie viel Geld das Druckhaus beim Transport sparen könnte, wenn die jeweils günstigste Spedition diesen abbilden würde. Es stellte sich heraus, dass auf Basis der gesammelten Daten am Ende der Frachtkostenoptimierung theoretisch Einsparungen in Höhe von über 30 Prozent möglich gewesen wären.
In der Praxis ist es jedoch nicht zwangsläufig zielführend, für jede Relation den günstigsten Dienstleister zu engagieren. Schließlich könnte dies zu einer großen Anzahl an Spediteuren führen, was letztlich einen großen Verwaltungsaufwand nach sich zöge. Im Falle der Druckerei lautete die Vorgabe: so wenig verschiedene Dienstleister wie möglich. Auch unter dieser Prämisse identifizierten wir ein deutliches Einsparpotenzial und stellten dem Kunden in einer Präsentation die Ergebnisse unseres Benchmarks vor.
3. Frachtenausschreibung
Nachdem die Einsparpotenziale bei den Frachtkosten bekannt sind, beginnt die Frachtenausschreibung. Dazu ermitteln wir zunächst gemeinsam mit dem Kunden dessen spezielle Anforderungen an die Transportdienstleister. Ein standardisierter Fragebogen hilft uns bei der Abfrage der relevanten Informationen. Was soll transportiert werden? Welche Relationen müssen bedient werden? Wie groß ist Frachtvolumen? Wie schnell muss die Zustellung erfolgen? Die Anforderungen fassen wir in einem technischen Lastenheft zusammen.
Das technische Lastenheft für das Druckhaus umfasste etwa 15 Seiten. Im Zuge der Ausschreibung schickten wir es 25 Speditionen zu. Zuvor hatten wir bei 101 aus unserer Sicht für die Druckerei geeigneten Transportdienstleistern angefragt, ob sie an einer Ausschreibung teilnehmen möchten. Von den 25 kontaktierten Speditionen reichten 22 schließlich konkrete Angebote ein. Unter ihnen war auch der Dienstleister mit dem die Druckerei bereits zusammenarbeitete. Sofern der Kunde mit seinem aktuellen Dienstleister zufrieden ist, berücksichtigen wir diesen grundsätzlich während des gesamten Ausschreibungsprozesses.
Ergebnis der Frachtkostenoptimierung
„Sogar bei dem relativ geringen Frachtvolumen von 180.000 Euro zeigte sich ein enormes Einsparpotenzial“, sagt Thomas Balgenorth, Senior Manager Frachtenmanagement bei Chaindson. Am Ende der Frachtkostenoptimierung wurden die Transportkosten um 21,3 Prozent gesenkt. Wie wir bei der Frachtkostenanalyse vorgegangen sind, zeigen wir in einem weiteren Blogartikel.
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