Weniger Dienstleister, mehr Kostenkontrolle
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KPI im Verpackungsmanagement
Die wesentliche Funktion einer Verpackung ist die Schutzfunktion – aber wie kann ein vollwertiger Schutz im Kennzahlen-Dschungel sichergestellt werden? Genau dieser Frage sind wir im Verpackungsmanagement am Standort Koblenz nachgegangen. Dort war die Aufgabenstellung unserer Logistics Operations-Sparte klar definiert: Wir brauchen Transparenz!
Im Logistikcontrolling dienen Kennzahlen oder auch Key Performance Indicators (KPI) als Instrument zur Planung und Kontrolle der definierten Ziele. Die Art und Anzahl der Kennzahlen hängt sehr stark von den Unternehmen ab. So können beispielsweise Lagerdauer, Lagerreichweite, Umschlagshäufigkeit oder Liefertermintreue relevante Kennzahlen darstellen. Wichtig ist stets, bei der Festlegung der Kennzahlen neben der der Unternehmenssicht auch die Sicht des Kunden zu berücksichtigen.
Kennzahlen sollten bestenfalls die Realität abbilden. Für aussagekräftige Kennzahlen gilt es jedoch zunächst, Daten oder Messwerte zu erheben. Aber woher kommen die Daten, auf denen die Kennzahlen basieren? Welches System liefert diese Daten? Welche Daten sind überhaupt relevant? Müssen die Daten manuell erfasst werden oder sind zeitsparende Automatisierungsmöglichkeiten vorhanden?
Analyse und Standardisierung der Daten
Das Ziel des Projekts bestand nicht nur darin, dem Kunden eine korrekte und zeitnahe Übersicht der aktuellen Gegebenheiten zu bieten, sondern besonders intern eine transparente Basis zu schaffen, die für alle Stakeholder des Projekts nachvollziehbar ist. Es galt daher, die Anzahl der erhobenen KPI im Kennzahlen-Cockpit zu minimieren und diese auf die relevantesten zu beschränken. Durch diese Maßnahme sollen die wichtigsten Themen auch für das Top Management ersichtlich werden, das nicht unmittelbar auf operativer Ebene eingebunden ist. Bei den relevanten Kennzahlen dieses Projekt handelte es sich um:
- Mietkosten für Transportbehälter: Da diese KPI an die Budgetvorgabe des Kunden gekoppelt war, mussten die Mietkosten kritisch hinterfragt werden.
- Mietkosten für Ausweichverpackungen: Je nach Höhe der Kosten wurde eruiert, warum Ausweichverpackungen bestellt werden mussten, um der Ursache künftig entgegenzuwirken.
- Lagerreichweite: Der Kunde hat zu Projektbeginn eine SOLL-Reichweite vorgegeben, um ausreichend Vorrat sicherzustellen. Woche für Woche wurde geschaut, ob der Soll-Wert über- oder unterschritten wurde und dementsprechend hinterfragt. Saisonale Schwankungen haben hier eine Rolle gespielt.
Kennzahlen-Cockpit liefert Kontrolle und Transparenz
Das neue Dashboard wurde auf Excel-Basis erstellt und im Laufe des Projektes immer feiner justiert. Interne und externe Abstimmungstermine dienten dazu, festzulegen, welche Kennzahlen in welcher Darstellungsform benötigt werden. So kann in Zukunft zeitnah auf Unregelmäßigkeiten reagiert werden. Zu Beginn des Projekts stellten die vorhandenen Kennzahlen nur die IST-Situation dar. Das Problem dabei: Zukunftsprognosen gestalteten sich schwierig. Das Ziel bestand daher darin, eine Prognose für den wirtschaftlichen Verlauf der Abrufzahlen für die unterschiedlichen Verpackungen erstellen zu können. Getrieben durch den Umstand, dass nicht jedes Unternehmen die gleiche Verpackung hat, resultierten abweichende Abrechnungs-Mietmodelle der unterschiedlichen Endkunden.
Nachdem jedoch eine gemeinsame Grundlage gefunden wurde, konnten im Zuge dieses Prozesses aus dem ERP-System die Daten extrahiert und anschließend im selben Datenmedium in einer einheitlichen Datenbank verglichen werden. Sobald diese Anforderungen erfüllt waren, konnte nun für den Kunden – aber auch für interne Zwecke – ein funktionierendes und aussagefähiges Kennzahlen-Cockpit bereitgestellt werden. Mithilfe dieses Cockpits ist es nun möglich, zielgerichtet zu handeln, sobald sich eine Kennzahl außerhalb des Toleranzbereichs befindet. Für die Zukunft wurde nun ein Werkzeug geschaffen, das einerseits dem Kunden eine hohe Transparenz sicherstellt, aber auch den operativen Mitarbeiten vor Ort als valides Kontrollinstrument dient.
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