Als Anbieter für Apothekenbedarf – von Laborgeräten über Produkte für Frei- und Sichtwahl bis zu Produkten der Kundenbindung und -gewinnung – verfügt WEPA Apothekenbedarf über ein sehr breites Produktsortiment. Das Unternehmen blickt mittlerweile auf 138 Jahre deutsche Firmengeschichte zurück und befindet sich seitdem im Familienbesitz. Am Hauptsitz in Hillscheid (Westerwald) verfügt die WEPA über ein eigenes Logistikzentrum mit Hochregallager. Dort kam es aufgrund des stetigen Wachstums und steigender Komplexität zu einer Platzproblematik, die letztlich auch zu Produktivitätsdefiziten und somit zur Entscheidung führte, einen externen Partner zu Rate zu ziehen. Die Wahl fiel auf die Chaindson, die zur ELSEN-Gruppe gehörende Logistikberatung.

„Aus unserer früheren Zusammenarbeit mit der ELSEN-Gruppe war uns bekannt, dass sich die Chaindson auf Prozessoptimierung spezialisiert“, sagt Karsten Kube, Leitung Supply Chain Management / Einkauf bei WEPA Apothekenbedarf. „ELSEN hatte uns zuvor bereits mit hoher Qualität und einer sehr professionellen Herangehensweise überzeugt. Somit entschieden wir uns auch bei diesem Projekt für die Unternehmensgruppe.“ Die Ziele der Zusammenarbeit wurden bereits im Vorfeld abgesteckt: eine optimierte Lagerstruktur und eine verbesserte Personaleinsatzplanung.

Erste Problemanalyse durch Logistik-Check-Up

Das Projekt startete mit dem Logistik-Check-Up, einer von der Chaindson entwickelten, standardisierten Analyse mit dem Ziel, erste Schwachstellen und Optimierungspotenziale bei Kunden aufzudecken. Thomas Klein, Geschäftsführer der Chaindson GmbH & Co. KG: „Als Beratung mit entsprechender Erfahrung im Logistikumfeld gelingt es uns, auf bestehende Strukturen bei Kunden einen neutralen Blick zu werfen und einige Prozesse kritisch zu hinterfragen. Bei WEPA sahen wir Verbesserungsmöglichkeiten bei der Personalplanung für das Lagerpersonal.“

Um die im Logistik-Check-Up aufgezeigten Probleme anzugehen, wurde im ersten Schritt unter anderem eine ABC-XYZ-Analyse erstellt. Ziel dabei ist es, sowohl Artikel, die am häufigsten und regelmäßigsten für Bestellungen kommissioniert werden, zu identifizieren, als auch die sogenannten Ladenhüter, also jene Artikel, die selten abgerufen werden. „Bei WEPA war diese Analyse aufgrund der Saisonware besonders interessant“, so Klein. Im zweiten Schritt wurde eine sogenannte Gangeinheiten-Analyse durchgeführt. Dabei wurde untersucht, welche Artikel wie häufig in Kombination miteinander kommissioniert werden und wo diese im Hochregallager eingelagert sind. Um die Laufwege des Lagerpersonals zu optimieren bzw. zu verkürzen, schlug das Beraterteam vor, die Artikel im Lager gemäß ihrer Zugriffshäufigkeit anzuordnen.

Personalplanungstool ermöglicht effizienten Einsatz von Personal

Zusätzlich zur Optimierung der Artikelstruktur wurde ein Personalplanungstool entwickelt, das die WEPA für einen effizienteren Einsatz des Lagerpersonals nutzen konnte. Der Optimierungsansatz der Chaindson bestand darin, die Mitarbeiter im Lager gemäß ihrer Fähigkeiten gezielt einzusetzen. Ein weiteres Problem: der hohe Abwesenheitsstand in der Nebensaison. „Durch unser Saisongeschäft ist die Auslastung in der Logistik und somit der Personalbedarf nicht immer gleich hoch“, beschreibt Kube die Problematik. „Dank eines übersichtlichen Urlaubsplans, der auch die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten der Mitarbeiter berücksichtigt, wissen wir, wann wir zusätzlich zum Stammpersonal noch auf Zeitarbeitnehmer zurückgreifen müssen.“ Das Personal-Planungs-Tool dient auch dazu, den Einsatz der Mitarbeiter pro Woche und wenn nötig sogar pro Tag zu planen. Dabei wird auf Basis von Erfahrungswerten der geschätzte Personalbedarf für die kommende Woche bzw. den kommenden Tag berechnet. „Als Berechnungsgrundlage für den Arbeitsaufwand dienen die Anzahl der Aufträge vom Vortag“, erklärt Klein die Funktionsweise des Tools. „Dabei ist auch eine manuelle Eingabe von Sondereinflussfaktoren wie beispielsweise zusätzliche Aufträge laut Vertriebsplanung oder abzuarbeitende Rückstände möglich.“

Erhöhte Produktivität dank Prozessoptimierungen

„Durch die Optimierungsansätze der Chaindson haben wir unsere Personaleinsatzplanung verbessern können. Der Einsatz der Mitarbeiter orientiert sich am tatsächlichen Arbeitsaufkommen, welches nun – auch dank eines an Vertrieb und Marketing ausgerichteten Forecasts – sehr vorherseh- und planbar ist“, zieht Kube ein positives Fazit.